تحكم المخزون

أنواع مراقبة المخزون

تُعرّف مراقبة المخزون بأنها العملية التي تدير بها المنظمة إمداداتها، بدءًا من مرحلة الشراء وصولاً إلى صيانتها واستخدامها. تهدف عادةً إلى الحفاظ على مستوى مثالي من المخزون فيما يتعلق بالجودة والكمية. في حالة إدارة المخزون، يمكننا القول إن الأمر يتعلق بشكل أكبر بمعلومات وبيانات التحكم في المخزون من خلال أنظمة التتبع الفعالة مثل طرق مسح الباركود، وما إلى ذلك، بينما تُعد مراقبة المخزون أكثر مادية - التحكم في ما هو موجود فعليًا في المخزون في أي وقت معين. كلا المصطلحين مترابطان ارتباطًا وثيقًا؛ ومع ذلك، فهما يلعبان أدوارًا مختلفة داخل المنظمة.

تضمن أنظمة إدارة المخزون الفعالة وجود مواد كافية للتصنيع في جميع الأوقات، مما يساعد في تلبية طلب العملاء، بينما يجب الحفاظ على المخزون أو المخزون الجيد طوال الوقت حتى لا يعيق الإنتاج بسبب نقص أو فائض، مما قد يؤدي إلى زيادة التكلفة. باختصار، يمكننا أن نستنتج أن هذين الأمرين معًا يجعل من الممكن للمنظمة أن تعمل بسلاسة ودون أي عقبات، سواء بشكل مباشر أو عكسي.

تُعد كل من إدارة المخزون ومراقبة المخزون أمرًا بالغ الأهمية لسير عمل أي نشاط تجاري بسلاسة. يجب أن يعملوا معًا بحيث يكون هناك توازن بين ما يتم إنتاجه أو شراؤه وما يتم بيعه فعليًا. فقط عندئذٍ ستكون المنظمة قادرة على تحقيق أرباح بشكل ثابت مع الحفاظ على التكاليف تحت السيطرة في جميع الأوقات.

تُعد أنواع إدارة المخزون المختلفة كما يلي:

• نموذج "فقط في الوقت المناسب" هو نموذج إنتاج قائم على الوقت للتحكم في المخزون بكفاءة واقتصادية. يهدف إلى تقليل التكاليف المتغيرة المرتبطة بتخزين المخزون من خلال طلب المواد اللازمة للاستخدام الفوري فقط عند الحاجة.
• تركز طريقة تحليل "ABC" على تصنيف السلع إلى ثلاث فئات A و B و C بناءً على أهميتها فيما يتعلق بقيمة الاستهلاك السنوية. تشمل الفئة "A" العناصر ذات القيمة العالية، بينما تشمل الفئة "C" العناصر ذات القيمة المنخفضة، وتقع تحت الفئة "B" المنتجات ذات القيمة المتوسطة. يساعد هذا التصنيف الشركات على تحديد أولويات جودة إدارة كل عنصر ودقته وفقًا لذلك.
• تُعد "كمية الطلب الاقتصادية" (EOQ) هي حجم الطلب المثالي حيث تكون إجمالي تكاليف الطلب والتخزين في الحد الأدنى. يجب ملاحظة هنا أن "EOQ" قد لا تكون صحيحة دائمًا لاختيار المخزون في كل مرة، لأن عوامل متعددة، مثل تغير نمط الطلب، إلخ، يمكن أن تؤثر عليها. ومع ذلك، فهي بمثابة دليل جيد لطلب المخزون بشكل منتظم مع الحفاظ على انخفاض النفقات.
• تصنف طريقة تحليل "FSN" المخزون بناءً على تكرار الاستخدام إلى عناصر سريعة الحركة، وبطيئة الحركة، وغير متحركة. يساعد هذا المنظمات على تحديد المواد التي يجب أن تكون إجراءات التحكم المادية فيها مشددة أو مرخاة وفقًا لمعدل استهلاكها. على سبيل المثال، ستتطلب قطع الغيار ذات القيمة العالية سريعة الحركة مراقبة دقيقة بينما يمكن أن تُولى القطع البطيئة / غير المتحركة اهتمامًا أقل من منظور إداري.

وظائف وميزات التحكم في المخزون

من خلال تتبع العناصر التي تُباع والعناصر التي لا تُباع، تساعد إدارة المخزون المحددة الشركات على اتخاذ قرارات شراء أفضل للمنتجات. على سبيل المثال، إذا ظهر اتجاه بيع معين، فيمكن للتجار تخزين المزيد من هذه المنتجات عالية الطلب والحفاظ على عدد أقل من العناصر التي لا يهتم بها العملاء.

تتضمن وظائف المخزون ما يلي:

• مراقبة مستويات المخزون: تُراقب إدارة المخزون أعداد المخزون الحالية. يمكنها أن تخبر بشكل تلقائي متى يصل المخزون إلى الحد الأدنى أو متى يلزم إعادة تخزين العناصر.
• تتبع المخزون: تتبع هذه الأنظمة كمية كل منتج في المخزون في أي وقت. يمكن للشركات حساب ما هو موجود في مستودعاتها أو متاجرها جسديًا متى أرادوا التحقق من الدقة. كما يتتبع التتبع في الوقت الفعلي التغييرات عند حدوث المبيعات.
• تحديد الاتجاهات: تأتي أنظمة التحكم في المخزون عادةً مع تقارير وأدوات لدراسة اتجاهات المبيعات والمخزون. تُظهر هذه الأنظمة العناصر التي تُباع بسرعة والعناصر التي لا تُباع من خلال تحليل البيانات بمرور الوقت، مما يساعد الشركات على اتخاذ قرار بشأن ما يجب شراؤه.
• الطلب التلقائي: تقوم بعض الأنظمة بإعادة طلب المنتجات تلقائيًا عندما ينخفض المخزون بناءً على مستويات محددة مسبقًا. يمكنها أيضًا إنشاء أوامر شراء للموردين، مما يضمن وجود كمية كافية من العناصر الصحيحة لدى الشركات دون طلب يدوي.

تتضمن ميزات التحكم في المخزون الفعال ما يلي:

• التتبع في الوقت الفعلي: تُظهر مخططات تتبع المخزون الفوري مستويات المخزون الحالية مع حدوث المبيعات. تتيح للمستخدمين معرفة ما هو موجود في المخزون دون تأخير.
• إعادة الطلب التلقائية: تحدث إعادة الطلب التلقائية عند الوصول إلى مستوى مخزون محدد مسبقًا. كما تُنشئ أوامر شراء للموردين للحفاظ على مخزون كافٍ دون طلب يدوي.
• مراجعة المخزون: تسمح مراجعة المخزون الدورية للشركات بالتحقق من مطابقة الأعداد الفعلية لما هو مسجل في الأنظمة. تساعد هذه المراجعات في ضمان الدقة.
• التقارير والتحليلات: توفر أدوات التقارير والتحليلات رؤى حول اتجاهات المبيعات، وأداء العناصر، والمخزون. تساعد ميزات التحليلات المستخدمين على تحسين قرارات الشراء بناءً على البيانات.
• إدارة متعددة المواقع: تتحكم إدارة متعددة المواقع في المخزون عبر مستودعات أو متاجر متعددة من نظام واحد. تتيح للشركات التي لديها مواقع متعددة مراقبة المخزون في كل موقع في مكان واحد.
• مسح الباركود: يسهل مسح الباركود تتبع المخزون وحسابه. يؤكد مسح الباركود على العناصر والكميات بسرعة، مما يقلل من أخطاء إدخال البيانات يدويًا.

تطبيقات مراقبة المخزون

تُنشر تقنيات مراقبة المخزون عبر الصناعات للحفاظ على توازن مثالي للمخزون وتقليل التكاليف وتحسين الكفاءة التشغيلية. تتضمن تطبيقات محددة لهذه الأساليب ما يلي:

• قطاع التصنيع: يمكن لأنظمة إدارة المخزون أتمتة / إنشاء وعي بالحاجة إلى المخزون في الإنتاج، وبالتالي منع النقص في المخزون أو الإنتاج الزائد وضمان سلاسة تدفق الإنتاج.
• متاجر التجزئة: يمكن لهذه الأنظمة تتبع أنماط مبيعات المنتجات وتحسين مستويات المخزون لتلبية طلب المستهلك مع تقليل تكاليف التخزين.
• موزعي الجملة: تبسط مراقبة المخزون معالجة الطلبات وتحسن دقة تنفيذ الطلبات، مما يسمح لهم بإدارة كميات كبيرة من المخزون بكفاءة.
• مرافق الرعاية الصحية: يمكنهم استخدام أنظمة إدارة المخزون لمراقبة / تتبع الإمدادات الطبية، والأدوية، والموارد الأخرى اللازمة لتقديم رعاية عالية الجودة للمرضى.
• صناعة الضيافة: تساعد مراقبة المخزون في الحفاظ / مراقبة سجلات مستويات مخزون الطعام والمشروبات.

تتضمن التطبيقات الأخرى ما يلي:

• أعمال الاستيراد / التصدير، التي تستخدم مراقبة المخزون لضمان الامتثال للوائح الشحن الدولية وتحسين أوقات العبور ومستويات المخزون.
• مشاريع البناء، التي تستخدم أنظمة إدارة المخزون لتتبع وإدارة المواد والمعدات والإمدادات اللازمة لإنجاز المشروع.

كيفية اختيار مراقبة المخزون

يجب على مشتري الجملة لحلول إدارة المخزون تقييم ونظام اختيار يلبي احتياجاتهم التجارية. فيما يلي بعض النصائح الأساسية التي يجب مراعاتها بعناية.

• تحديد أهداف وتحديات العمل

  قم بعمل قائمة بأهداف العمل والتحديات. على سبيل المثال، كيفية تحسين دقة المخزون، وتقليل المخزون الزائد، وتلبية أهداف تسليم العملاء. يساعد فهم واضح لهذه العوامل على محاذاة متطلبات مراقبة المخزون للتغلب على التحديات وتحقيق الأهداف.

• معرفة وتصنيف المنتجات

  عادةً ما يتعامل مشتري الجملة مع مئات المنتجات. تحليل مجموعة المنتجات وإنشاء فئات بناءً على الحجم أو الوزن أو القيمة أو الطلب. يمكن أن تساعد خصائص كل منتج المشترين في تحديد أفضل نهج لإدارة المخزون لكل فئة.

• النظر في طريقة مراقبة المخزون

  تحديد الطريقة التي سيتم استخدامها لتتبع المخزون. تُعد طريقة "أولًا داخلًا، أولًا خارجًا" (FIFO) مناسبة للسلع القابلة للتلف لأنها تُباع من المخزون الأقدم أولاً. تُعد طريقة "آخرًا داخلًا، أولًا خارجًا" (LIFO) مناسبة للسلع غير القابلة للتلف المخزنة في مكان بارد جدًا لأنها تُباع من المخزون الأحدث أولاً. اختر أفضل طريقة حسب نوع المنتج ومعايير الصناعة.

• اختيار حل لإدارة المخزون

  النظر في ميزات وقدرات حلول إدارة المخزون المختلفة. اختر الحل الذي يدعم مسح الباركود، والتتبع في الوقت الفعلي، وإدارة متعددة المواقع، والتقارير، والتكامل مع أنظمة العمل الأخرى مثل سلسلة التوريد، ومنصات التجارة الإلكترونية، وأنظمة نقاط البيع. سيساعد هذا التكامل المشترين على الحصول على صورة أفضل للأعمال.

• قياس أداء مراقبة المخزون

  اختر المقاييس الرئيسية لقياس فعالية أنظمة مراقبة المخزون، مثل معدل دوران المخزون، وتكلفة التخزين، ودقة الطلب، ورضا العملاء. يمكن لهذه المقاييس تقييم نجاح الاستراتيجية المتبعة والمساعدة في اتخاذ قرارات مستنيرة.

• تخطيط تنفيذ مراقبة المخزون

  وضع خطة تنفيذ مفصلة. يجب أن تتضمن الخطة اختيار التكنولوجيا، وإعادة تصميم العمليات، وتدريب الموظفين، واستراتيجيات إدارة التغيير. تخصيص الموارد لعملية تنفيذ وتتبع سلسة.

• التحسين المستمر والتكيف

  تُعد إدارة المخزون عملية ديناميكية. مراجعة عمليات مراقبة المخزون، ومقاييس الأداء، واتجاهات السوق بانتظام. كن مستعدًا لتكييف الاستراتيجيات وإجراء تغييرات لتحسين إدارة المخزون وتلبية طلبات العملاء.

أسئلة وأجوبة

س: ما هو الغرض من مراقبة المخزون؟

ج: تهدف مراقبة المخزون إلى تعظيم كفاءة المخزون من خلال الحفاظ على الكمية المثالية لتلبية طلب العملاء مع تقليل تكاليف التخزين النسبية وتجنب النقص في المخزون أو الفائض.

س: ما هي أهمية مراقبة المخزون؟

ج: تُعد مراقبة المخزون الفعالة أمرًا بالغ الأهمية لنجاح العمل بشكل عام لأنها تساعد في الحفاظ على مستويات المخزون الصحيحة، وتقليل التكاليف، وتحسين تدفق النقد، وتعزيز رضا العملاء.

س: ما هي أنظمة مراقبة المخزون؟

ج: أنظمة مراقبة المخزون هي برامج أو أدوات تُستخدم لإدارة وتتبع مستويات المخزون، والطلبات، والمبيعات، والتسليمات.

س: ما هي أنواع مراقبة المخزون؟

ج: يوجد نوعان رئيسيان لمراقبة المخزون، مراقبة المخزون الدوري ومراقبة المخزون الدائم.