برمجيات الموظفين

أنواع برامج الموظفين

نظرًا للوظائف الواسعة لـ برامج الموظفين، من الضروري أن يحدد مديرو الأعمال خصائص وميزات الأدوات المحددة التي ينوون شرائها لدعم وظائف العمل المحددة المنسجمة مع أهداف المؤسسة ككل.

على الرغم من وجود أنواع مختلفة من أدوات برامج الموظفين، إلا أنها يمكن تصنيفها إلى ثلاث فئات رئيسية بناءً على وظائفها وميزاتها.

• برنامج إدارة الموارد البشرية (HRM)

  يُنظر إلى برنامج إدارة الموارد البشرية للموظفين على أنه نوع متخصص من حلول برامج المؤسسات المصممة لأتمتة وتبسيط العديد من وظائف وأنشطة قسم الموارد البشرية. تشمل الأمثلة توظيف وتطبيق تدفقات عمل الوكالة، ووظائف التدريب والتطوير، وإدارة الأداء، وسجلات الموظفين، والحضور وإدارة الوقت. تطبيقات خدمة الموظفين الذاتية هي أيضًا جزء من أنظمة إدارة الموارد البشرية.

• برنامج مراقبة الموظفين

  غالبًا ما يوجد هذا البرنامج في أنظمة الكمبيوتر التي يديرها أصحاب العمل. يتيح لهم مراقبة وتسجيل وإشراف استخدام الكمبيوتر للموظفين إلكترونيًا. يخدم برنامج مراقبة الموظفين أغراضًا متعددة: فهو يحمي من اختراق البيانات، ويحمي الملكية الفكرية، ويعزز إنتاجية الموظفين، ويحدد التهديدات الداخلية ويخففها.

• برنامج التعاون

  يشمل برنامج تعاون الموظفين أدوات مصممة صراحةً لتعزيز نظام اجتماعي تقني يتيح أداء أنواع مختلفة من العمل بشكل تعاوني. يركز هذا النوع من برامج الموظفين بشكل أساسي على تمكين قنوات اتصال أفضل وتوفير أدوات تنظيمية تحسن اتصال الموظفين. إدارة المشاريع، وإدارة المعرفة، ومهام اتخاذ القرار هي مكونات أساسية أخرى لبرنامج تعاون الموظفين.

وظائف وميزات برامج الموظفين

قبل مناقشة ميزات برامج إدارة الموظفين، دعنا نغطي وظائفها.

الوظيفة الأساسية لبرنامج الموظفين هي تبسيط عمليات الموارد البشرية. في بعض الحالات، قد يشمل ذلك الحفاظ على الرواتب وإدارة الأداء. بشكل أساسي، يوفر البرنامج أدوات تساعد على تحسين التواصل بين صاحب العمل والموظف. كما أنه يدفع الإنتاجية ويزيد من كفاءة المؤسسة عن طريق أتمتة المهام.

فيما يلي بعض ميزات برامج الموظفين التي يجب على المشترين الانتباه إليها:

• إدارة الحضور: يساعد على مراقبة وتتبع حضور الموظفين لأولئك الذين يعملون لساعات مرنة. قد تشمل هذه الميزة أدوات لإدارة التحولات وإجازات الموظفين. يمكن أيضًا استخدامه لتحليل الأنماط. يسمح ذلك لقسم الموارد البشرية بإنشاء سياسات تعزز التوازن الصحي بين العمل والحياة.
• أدوات التعاون: قد تشمل هذه الميزة وظائف الدردشة، وأدوات إدارة المشاريع وإدارة المهام. يسمح ذلك للموظفين بالعمل معًا لإكمال المهام والمشاريع. يمكنهم مشاركة الأفكار وتحديثات التقدم والملاحظات، مما يحسن الإنتاجية ونتائج المشروع.
• إدارة الأداء: توفر ميزة إدارة أداء برنامج إدارة الموظفين قسم الموارد البشرية بالأدوات اللازمة لإدارة أداء موظفيهم. قد يشمل ذلك إدارة الأداء المستمرة، ومراجعات الموظفين، وأدوات المكافآت والاعتراف، وأدوات تحديد الأهداف. تساعد ميزة إدارة الأداء في برنامج إدارة الموظفين على مواءمة أهداف كل موظف مع أهداف العمل بشكل عام. كما أنه يعزز بيئة التواصل المفتوح بين الموظفين والمديرين.
• التقارير والتحليلات: توفر ميزات التقارير والتحليلات في برنامج إدارة الموظفين الأدوات اللازمة لاتخاذ قرارات مدفوعة بالبيانات. يساعد قسم الموارد البشرية على تصور وفهم المقاييس والاتجاهات المهمة مثل الاحتفاظ بالموظفين والمشاركة والأداء. بناءً على ذلك، يمكنهم إنشاء سياسات تحسن تجربة الموظف.
• الوصول عبر الهاتف المحمول: توفر ميزة الوصول عبر الهاتف المحمول في إدارة الموظفين إمكانية الوصول إلى المعلومات من أي مكان وفي أي وقت. قد يشمل ذلك أدوات الخدمة الذاتية التي تسمح لهم بتحديث معلوماتهم الشخصية، والوصول إلى كشوف رواتبهم، ومعلوماتهم عن المزايا، وتقديم طلبات. يمكن للمديرين أيضًا الموافقة على الطلبات وإدارة المهام والتواصل مع الموظفين عبر الوصول عبر الهاتف المحمول. يساعد ذلك على دفع الإنتاجية وزيادة رضا الوظيفة والمشاركة.

سيناريوهات برامج الموظفين

تستخدم العديد من الصناعات برنامج مراقبة الموظفين لتحسين الإنتاجية والكفاءة. ينطبق هذا بشكل أساسي على الصناعات التي تتمتع بمستوى عالٍ من العمل الجماعي والتعاون في تنفيذ المهام.

• إدارة المشاريع

  يمكن استخدام برنامج إدارة المشاريع للموظفين في إدارة المشاريع المستمرة في مجال البناء أو تطوير البرمجيات أو أي صناعة أخرى تعتمد على المشاريع. يمكن أن يساعد في تعيين المهام وتتبع التقدم وضمان إنجاز المشاريع في الوقت المحدد.

• إدارة القوى العاملة عن بعد

  يُعد برنامج الموظفين ضروريًا في إدارة القوى العاملة عن بعد ويمكن استخدامه في الشركات التي تبنت العمل عن بعد. اعتمادًا على الموقف، يمكن استخدام البرنامج لتتبع الحضور وساعات العمل وإنجاز المهام بين الموظفين الذين يعملون من مواقع جغرافية مختلفة.

• تتبع الوقت والحضور

  يمكن لمختلف المنشآت، مثل المكاتب والمصانع والمدارس، استخدام برنامج تتبع الوقت لمراقبة ساعات عمل الموظفين. يمكن أيضًا استخدام البرنامج في مراقبة حضور الموظفين وضمان الامتثال لسياسات الشركة.

• مراقبة الأداء

  يمكن استخدام برنامج مراقبة الموظفين في تقييم إنتاجية الموظفين وتحديد الموظفين ذوي الأداء العالي بالإضافة إلى أولئك الذين قد يحتاجون إلى دعم إضافي. يسمح ذلك للإدارة باتخاذ قرارات مستنيرة فيما يتعلق بالترقيات والمكافآت وتطوير الموظفين.

• تخصيص الموارد

  يمكن استخدام برنامج مراقبة الموظفين في تخصيص الموارد بشكل فعال، مثل القوى العاملة والمعدات والميزانية، لمشاريع مختلفة بناءً على البيانات في الوقت الفعلي. يساعد ذلك في تحسين استخدام الموارد وضمان وجود طاقم كافٍ للمشاريع.

• الامتثال والإبلاغ

  يُسهل برنامج الموظفين تلبية المتطلبات القانونية والتنظيمية عن طريق ضمان دقة حفظ السجلات. يمكن للبرنامج تقديم رؤى حول جداول العمل وأنماط الحضور والبيانات الأخرى اللازمة لأغراض الإبلاغ.

كيفية اختيار برنامج الموظفين

يُعد اختيار برنامج الموظفين المناسب أمرًا بالغ الأهمية، لأنه يمكن أن يساعد الشركات على تبسيط العمليات وتوفير الوقت والمال. فيما يلي بعض الأشياء الرئيسية التي يجب مراعاتها عند اختيار برنامج الموظفين:

• احتياجات العمل: هذه هي الخطوة الأولى والأهم. افهم متطلبات العمل. ضع في اعتبارك كيفية عمل العمل. فكر في نقاط ضعف إدارة الموظفين. حدد الأهداف التي تريد تحقيقها باستخدام البرنامج. قم بإشراك الموظفين في هذه العملية.
• الميزات: بعد تقييم متطلبات العمل، تحقق من ميزات البرنامج لجلب قيمة مميزة. أعط الأولوية للوظائف الأساسية. يجب أن تتناسب هذه مع متطلبات المؤسسة. تشمل ميزات البرنامج التي يجب مراعاتها طلبات الإجازة الآلية، وبوابات الخدمة الذاتية، ولوحة تحكم سهلة الاستخدام تجعل نظام إدارة موارد الموظفين متاحًا لجميع الموظفين بغض النظر عن مهاراتهم التقنية.
• التوسع: اختر برنامجًا ينمو مع العمل. ضع في اعتبارك عدد الموظفين في الشركة ومعدل توسع الشركة. اختر برنامجًا يمكن تعديله بسهولة للتكيف مع التغييرات في استراتيجية العمل والحجم.
• التكامل: يجب أن يتكامل برنامج الموظفين المختار بسلاسة مع الأدوات والأنظمة الموجودة. سيساعد ذلك على زيادة الإنتاجية وتبسيط تدفقات العمل. تحقق مما إذا كان البرنامج يمكنه الاتصال بواجهات برمجة التطبيقات للأدوات الحالية.
• تجربة المستخدم: ابحث عن برنامج يحتوي على واجهة مستخدم بديهية وسهلة الاستخدام. قد يستغرق تعلم واجهة مستخدم معقدة وقتًا طويلاً ويقلل من إنتاجية العمال.
• الوصول عبر الهاتف المحمول: اختر برنامجًا يسمح للمستخدمين بالوصول إلى برنامج الموظفين من أي مكان وفي أي وقت من خلال الأجهزة المحمولة. يمنح ذلك الموظفين الحق في إدارة مهامهم أثناء التنقل.
• التخصيص: ابحث عن برنامج موظفين يمكن تعديله لتلبية احتياجات العمل المحددة. يجب أن يتكيف البرنامج مع تدفقات عمل الشركة الفريدة بدلاً من إجبار الشركات على تغيير عملياتها لتناسب العمليات.
• الميزانية: ضع في اعتبارك تكلفة نظام إدارة الموظفين وتأكد من ملاءمته لميزانية العمل. حلل عائد الاستثمار من خلال النظر في كيفية توفير البرنامج للمال وكسب المال. اختر الخيارات التي لها تكاليف إجمالية أقل للملكية.

أسئلة وأجوبة (Q&A)

س: ما هي الميزات الرئيسية لبرنامج إدارة الموظفين؟

ج: تشمل المكونات الأساسية لهذا البرنامج تتبع الحضور، والجدولة، ومعالجة الرواتب، وإدارة المهام، وتقييم الأداء، وقدرات الخدمة الذاتية.

س: كيف يفيد برنامج إدارة الموظفين الشركات؟

ج: يسهل البرنامج عمليات الموارد البشرية، ويعزز التواصل، ويحسن الإنتاجية، ويساعد على اتخاذ قرارات مستنيرة بناءً على تحليلات البيانات.

س: هل برنامج إدارة الموظفين قابل للتخصيص؟

ج: نعم، هذا البرنامج قابل للتخصيص لتناسب متطلبات العمل الفريدة.

س: هل برنامج إدارة الموظفين سهل الاستخدام؟

ج: يحتوي هذا البرنامج على واجهة سهلة الاستخدام تجعله سهل الاستخدام والتطبيق.

س: كيفية اختيار برنامج إدارة الموظفين المناسب؟

ج: عند اختيار هذا البرنامج، يجب مراعاة الأشياء المهمة مثل الميزات، والتوسع، والتكامل، وتجربة المستخدم، ودعم البائع.