أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية

(213 منتجًا متوفرة)

حول أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية

أنواع أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية

يُعد نظام إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS)، والذي يُمكن اعتباره نظام إدارة المستندات (DMS)، بمثابة برنامج يُستخدم لالتقاط المستندات وتخزينها وإدارتها في شكلها الإلكتروني. ويهدف النظام، من خلال إدارته للمستندات وسير العمل الخاصة بها إلكترونياً، إلى تقليل كمية التعامل مع الورق وتحسين الوصول إلى المستندات وتوزيعها. ويُقدم EDMS موقعاً مركزياً لتخزين وتنظيم المستندات الإلكترونية.

وهذا يجعل من السهل العثور على المعلومات واسترجاعها عند الحاجة. كما يُساعد في التحكم فيمن لديه حق الوصول إلى المعلومات الحساسة من خلال تنفيذ إجراءات أمنية مثل مصادقة المستخدم وإدارة الأذونات. بالإضافة إلى ذلك، يُساهم نظام إدارة المستندات الإلكترونية في تبسيط العمليات من خلال أتمتة المهام مثل توجيه الموافقات والإشعارات. ويُساعد هذا في تقليل الأخطاء وتوفير الوقت وتحسين الكفاءة العامة. وقد أصبحت أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية ضرورية للشركات التي تسعى إلى تعزيز الإنتاجية مع الحفاظ على معايير الامتثال التنظيمي.

يُعرّف EDMS المستند إلكترونياً ويُلقطه بعدة طرق. وهناك العديد من أنواع EDMS المتوفرة اليوم التي تلبي احتياجات وتفضيلات مختلفة:

  • EDMS القائم على الويب: تُستضاف الحلول في السحابة، مما يُتيح للمستخدمين الوصول إليها بسهولة من أي جهاز متصل بالإنترنت دون الحاجة إلى تثبيت أجهزة أو برامج إضافية.
  • EDMS الموجود على الموقع: يُثبت نظام إدارة المستندات محلياً على خوادم المؤسسة أو محطات العمل الفردية. ويُوفر ذلك مزيدًا من التحكم في تكوينات النظام والبيانات، لكنه يتطلب استثمارات كبيرة في الأجهزة والصيانة.
  • EDMS مفتوح المصدر: برنامج ذو رمز مصدر متاح للجمهور، مما يسمح للمستخدمين بتخصيصه وفقًا لاحتياجاتهم المحددة. يمكن أن يكون هذا خيارًا فعالًا من حيث التكلفة للمؤسسات التي لديها قدرات تطوير البرامج.
  • EDMS الملكية: EDMS مملوك لمورد معين ويُقدم كبرنامج تجاري. وعادةً ما يأتي مع ميزات متقدمة وتحديثات منتظمة ودعم تقني، لكنه قد ينطوي على تكاليف ترخيص أعلى.
  • EDMS للأغراض العامة: نظام إدارة مستندات مصمم لتطبيقات واسعة عبر مختلف الصناعات والإدارات. قد يُقدم وظائف أساسية مثل التقاط المستندات والتخزين والاسترجاع ومراقبة الإصدارات.
  • EDMS المتخصصة: أنظمة مُصممة لتلبية المتطلبات المحددة لصناعة أو وظيفة عمل معينة، مثل الرعاية الصحية أو القانون أو المالية أو الموارد البشرية.

وظائف وميزات أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية

تخدم جميع أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية (EDMSs) نفس الغرض: إدارة المستندات بفعالية وتعزيز الإنتاجية وتسهيل التعاون. ومع ذلك، قد تختلف خصائصها المحددة اعتمادًا على الجمهور المستهدف أو قطاع الصناعة.

  • التقاط المستندات: تقوم ميزة التقاط المستندات بمسح المستندات الورقية والتقاط المستندات الإلكترونية عبر البريد الإلكتروني واستيراد المستندات الإلكترونية من التخزين المحلي. وتُضيف بيانات وصفية مخصصة إلى جميع الملفات لتحسين البحث عن المستندات واسترجاعها. تُحفظ الملفات في مستودع مركزي للوصول إليها بسهولة.
  • فهرسة المستندات: يُنظم فهرسة المستندات أو يُصنف الملفات الرقمية بناءً على معايير محددة لتسهيل الاسترجاع. تشمل عملية الفهرسة تصنيف المستندات في تنسيق مُنظم بناءً على علامات EDMS المخصصة.
  • تخزين المستندات: يُشير هذا إلى الميزة التي تُحافظ على جميع المستندات في موقع آمن مركزي. عادةً ما تُتيح أنظمة إدارة المستندات القائمة على السحابة للمستخدمين تخزين الملفات الإلكترونية والوصول إليها من أي مكان وفي أي وقت. وعادةً ما تُحمي التخزين المشفر الملفات من الوصول غير المُصرح به.
  • أمن المستندات: يُقدم نظام إدارة المستندات الإلكترونية أدوات تُحافظ على أمان المستندات، مثل مصادقة المستخدم وضوابط الوصول وجدران الحماية وبرامج مكافحة الفيروسات والتشفير. تُحمي هذه الأدوات سلامة المستندات من خلال منع الاحتيال أو الفقد أو خروقات البيانات.
  • مراقبة إصدارات المستندات: يُشير هذا إلى الميزة التي تُتبع التغييرات التي أُدخلت على مستند. تُمكّن المستخدمين من الوصول إلى الإصدارات السابقة واستعادتها إذا لزم الأمر. بالإضافة إلى ذلك، يُقلل هذا من خطر العمل باستخدام مستندات عتيقة.
  • أتمتة سير العمل: تُبسط أتمتة سير العمل العمليات من خلال تقليل الخطوات التي تتطلب مدخلات يدوية، مثل موافقات المستندات. تُلغي المهام المتكررة، وتعزز الإنتاجية، وتُسرع من جداول المشاريع.
  • البحث عن المستندات واسترجاعها: تشمل ميزات أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية قدرات بحث متطورة تُساعد المستخدمين في العثور على الأوراق بسرعة وسهولة. تُعرض نتائج البحث بناءً على الملاءمة بسرعة بعد أن يُدخل المستخدمون الكلمات الرئيسية أو علامات البيانات الوصفية أو فئات المستندات.
  • مسارات التدقيق: يُنتج نظام إدارة المستندات الإلكترونية مسارات تدقيق لكل إجراء يُؤخذ على مستند محدد، بما في ذلك متى تمت الوصول إليه أو تحريره أو الموافقة عليه أو تخزينه. تُخدم مسارات التدقيق كدليل يمكن فحصه في حالة حدوث خرق أو نزاع قانوني.
  • التكامل: يُشير هذا إلى قدرة أنظمة إدارة المستندات على الاتصال بأدوات الطرف الثالث، مثل Microsoft Office والبرامج المحاسبية وبرامج الدردشة وعملاء البريد الإلكتروني وتطبيقات إدارة الموارد البشرية. يُتيح التكامل للمستخدمين الوصول إلى أدوات أخرى من داخل منصة EDMS.

سيناريوهات

  • توحيد المستندات المتعدد الاستخدامات:

    يلعب نظام إدارة المستندات الإلكترونية دورًا مهمًا في تنظيم وتوحيد كيفية ظهور المستندات وكيفية إنشائها. وهذا أمر حيوي للحفاظ على دقة المعلومات واتساقها، خاصةً عند عمل العديد من الأشخاص معًا على المستندات.

  • ضمان مراقبة جودة المستندات:

    تحتوي هذه الأنظمة على بعض الأدوات الأساسية للتحقق من جودة المستندات. على سبيل المثال، تُحقق في ما إذا كان جميع أعضاء الفريق يتبعون نفس الإرشادات عند إنشاء المستندات. يُساعد هذا في الحفاظ على مستندات واضحة وخالية من الأخطاء.

  • تعزيز إنشاء المستندات والمراجعة التعاونية:

    يُشجع نظام إدارة المستندات على العمل الجماعي بين مختلف مستخدمي نظام إدارة المستندات الإلكترونية عند العمل على المستندات. يمكن تعيين أدوار متعددة للأشخاص لكتابة المستندات وفحصها والموافقة عليها، وهي مهمة للغاية.

  • ضمان أمن المستندات وضوابط الوصول:

    يُمنح المستخدمون حقوقًا محددة تحدد ما يمكنهم رؤيته والقيام به والوصول إليه فيما يتعلق بالمستندات. يُحافظ هذا النظام على أمان المستندات من خلال تقييد الوصول إلى الأشخاص المُصرح لهم فقط.

  • إنشاء إدارة التغييرات وإصدارات المستندات:

    >يمكن للأشخاص تتبع كيفية تغير المستندات بمرور الوقت. إذا تم إجراء أي تعديلات أو تعديلات، يمكن للمستخدمين الرجوع إلى النسخ السابقة من المستند واستعادتها. وهذا مفيد للتحقق من تاريخ المستند وفهم كيفية تطوره.

  • تبسيط استرجاع المستندات الإلكترونية:

    يجب أن يكون بإمكان المستخدمين العثور بسرعة على الأوراق الصحيحة عند الحاجة من بين السجلات الرقمية العديدة. يُؤدي هذا إلى وظيفة حيوية في جعل مكان العمل أكثر كفاءة.

  • تسهيل الامتثال والالتزام باللوائح:

    تُدار الشركات بموجب قوانين وقواعد يجب اتباعها بدقة لتجنب العقوبات.

  • تنفيذ مسارات التدقيق وتتبع المستندات:

    يُسجل النظام ويُظهر جميع الإجراءات التي تم اتخاذها على المستندات، مثل من نظر إليها، ومتى، لضمان وجود سجل كامل لكل شيء تم القيام به فيما يتعلق بورقة معينة. وهذا أمر بالغ الأهمية لفهم المواقف والامتثال للقوانين والحفاظ على أمان المستندات.

  • دعم إدارة المعرفة ومشاركة المعلومات:

    يُعمل النظام كمستودع مركزي حيث يمكن تخزين المستندات والمعرفة التنظيمية القيمة، وتحديدها، وتوزيعها، مما يُساعد في تحسين سير العمل والإنتاجية في جميع أنحاء المؤسسة.

كيفية اختيار أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية

يُستلزم العثور على نظام إدارة المستندات الإلكترونية المناسب للشركات الصغيرة مراعاة دقيقة. يجب على المؤسسات تقييم احتياجاتها والبحث عن الميزات التي تناسبها. فيما يلي بعض العوامل التي يجب على الشركات مراعاتها عند اختيار EDMS;

  • القابلية للتطوير: يجب على المؤسسات اختيار EDMS يمكنه النمو معها. قد تتوسع الشركة، مما يُخلق حاجة إلى ميزات جديدة، وسعة تخزين متزايدة، ومستخدمين. سيُتكيف النظام القابل للتطوير مع المتطلبات المتغيرة دون الحاجة إلى الشركات إلى البدء من جديد.
  • التكامل: تستخدم الشركات بالفعل أدوات برامج مختلفة للمحاسبة وإدارة المشاريع وCRM. يجب عليها اختيار نظام يمكنه التكامل بسهولة مع تلك الأنظمة لتعزيز تدفق البيانات السلس، والقضاء على صوامع المعلومات، وتقليل ازدواجية العمل.
  • سهولة الاستخدام: لا يمكن أن تُحقق الأنظمة المُنفذة بشكل صحيح نتائج إيجابية إلا إذا كان المستخدمون على استعداد لاعتمادها. لذلك، يجب على المؤسسات اختيار أنظمة إدارة مستندات بديهية وسهلة الاستخدام. يجب عليها البحث عن ميزات مثل التصفح البسيط، ووظائف السحب والإفلات، ونظم إيداع الملفات الإلكترونية الواضحة. سيُقلل هذا من متطلبات التدريب ويشجع المستخدمين على التكيف بسرعة.
  • التخصيص: تختلف احتياجات إدارة المستندات لكل شركة. لذلك، فهي تتطلب نظامًا يمكن تعديله وفقًا لمتطلباتها المحددة. يجب على المؤسسات البحث عن حلول قابلة للتخصيص تُتيح لها تكوين حقول البيانات الوصفية وسير العمل وأدوار المستخدم لمطابقة عملياتها وهيكلها.
  • قدرات البحث المتقدمة: يجب أن يتمتع نظام إدارة المستندات الجيد بوظائف بحث قوية. يجب أن يُتيح للشركات العثور على المستندات المطلوبة باستخدام معلمات مختلفة مثل نوع الملف والمؤلف والكلمات الرئيسية والتاريخ. تسمح بعض الأنظمة للمستخدمين حتى بالبحث عن المستندات الممسوحة ضوئياً باستخدام التعرف الضوئي على الحروف. تُوفر هذه الميزة الوقت وتحسن الإنتاجية داخل المؤسسة.
  • التكلفة: عند الميزانية لـ EDMS، يجب على المؤسسات تقييم إجمالي تكلفة الملكية. يشمل ذلك رسوم الترخيص والاشتراكات وتكاليف التنفيذ والصيانة، بالإضافة إلى تكاليف التدريب. يجب على الشركات موازنة التكاليف مقابل الفوائد المحتملة والوفورات التي سيُقدمها النظام على المدى الطويل.

الأسئلة والأجوبة

س1: لماذا يُعد نظام إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS) مهمًا؟

ج1: يُعد EDMS مهمًا لأنه يُساعد المؤسسات على إدارة مستنداتها الرقمية بفعالية. يُحسن الإنتاجية من خلال توفير الوصول السريع إلى المعلومات، وتعزيز التعاون، وضمان الامتثال للوائح، وتقليل تكاليف التخزين المادي.

س2: ما هي الوظائف التي يجب أن يمتلكها نظام إدارة المستندات؟

ج2: يجب أن يمتلك EDMS وظائف مثل التقاط المستندات، والفهرسة وإدارة البيانات الوصفية، والتخزين الآمن، ومراقبة الإصدارات، وضوابط الوصول، وأتمتة سير العمل، ومسارات التدقيق، والتوقيعات الإلكترونية، وقدرات البحث المتقدمة.

س3: ما هو الفرق بين إدارة المستندات وأنظمة إدارة المستندات؟

ج3: تُشير إدارة المستندات إلى العمليات والممارسات التي تنطوي عليها معالجة المستندات طوال دورة حياتها، مثل الإنشاء والتخزين والاسترجاع والتخلص. على النقيض من ذلك، تُقدم أنظمة إدارة المستندات الأدوات والتقنيات لتنفيذ ممارسات إدارة المستندات الفعالة.

س4: ما هو أحدث اتجاه في إدارة المستندات؟

ج4: تشمل أحدث الاتجاهات في إدارة المستندات الحوسبة السحابية، والذكاء الاصطناعي وتعلم الآلة لتحسين الأتمتة والتحليلات، والوصول إلى الهاتف المحمول، والتكامل مع أنظمة الأعمال الأخرى، والتوقيعات الإلكترونية، والتركيز على الأمان والامتثال.

X